Poste administratif polyvalent - Appui à l'équipe médicale et à la direction

Assure un soutien administratif transversal auprès de l'équipe médicale et de la direction de l'établissement. Participe à la gestion et au suivi des dossiers administratifs, à la préparation et à l'organisation des réunions, au traitement des courriers et des appels, ainsi qu'au suivi de différents tableaux de bord et indicateurs. Contribue à la coordination des informations entre les différents services, à la gestion documentaire et au suivi des actions institutionnelles. Apporte un appui opérationnel aux projets de l'établissement et contribue au bon fonctionnement quotidien de la structure.

Principales missions :

Assurer l'accueil téléphonique et administratif.
Gérer le courrier, les courriels et le classement documentaire.
Assister la direction dans le suivi administratif des dossiers et projets.
Apporter un soutien administratif à l'équipe médicale et paramédicale.
Organiser et préparer les réunions (convocations, comptes rendus, suivi des actions).
Mettre à jour les tableaux de suivi et indicateurs d'activité.
Faciliter la circulation des informations entre les différents interlocuteurs internes et externes.
Participer à la gestion courante de l'établissement et aux démarches qualité.

Finalité du poste
Assurer un soutien administratif transversal auprès de la direction et de l'équipe médicale afin de contribuer au bon fonctionnement de l'établissement, à la coordination des activités et au suivi des dossiers administratifs et médico-administratifs.

Missions principales

Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.
Gérer le courrier, les courriels et le classement des documents administratifs.
Apporter un appui administratif à la direction dans le suivi des dossiers, des projets et des actions institutionnelles.
Assister l'équipe médicale dans la gestion des tâches administratives liées à l'activité de soins.
Préparer, organiser et assurer le suivi des réunions (convocations, comptes rendus, suivi des actions).
Mettre à jour les tableaux de bord, indicateurs de suivi et outils de reporting.
Assurer la gestion documentaire et veiller à la bonne circulation de l'information entre les différents services.
Participer au suivi des démarches qualité, des évaluations et des plans d'action.
Réaliser diverses tâches administratives en fonction des besoins de l'établissement.
Compétences requises

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
Capacités d'organisation et de gestion des priorités.
Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité.
Qualités relationnelles et rédactionnelles.
Esprit d'équipe et sens du service.
Polyvalence et autonomie.
Positionnement

Sous l'autorité de la Directrice de l'établissement.
En lien fonctionnel avec l'équipe médicale, les cadres et l'ensemble des services de l'établissement.