Le poste:
Secrétaire
CDI Temps complet
Les missions:
En lien avec l’équipe administrative.
Gestion des appels téléphoniques :
Réceptionner les appels téléphoniques entrants du site
Prendre les messages et les transmettre aux bons interlocuteurs dans les temps
Attribuer une ligne directe à chaque résident selon les consignes et suivre la taxation téléphonique. Tenir à jour la
liste téléphonique des résidents présents
Transmettre le standard en fin de poste
Accueil physique
Accueillir avec respect et discrétion et orienter les résidents, les familles et les autres visiteurs selon les bonnes pratiques
Informer le résident et sa famille, notamment sur les modalités d’hébergement. Présenter les prestations fournies. Répondre à leurs questions dans les limites de sa fonction
Remettre le livret d’accueil au résident
Remplir les fiches contacts et/ou enregistrer les demandes de réservation
Aider les familles et résidents dans la constitution des dossiers APA, APL…
S’assurer de la bonne tenue du hall et de la banque d’accueil. Porter une tenue vestimentaire adaptée à la fonction
Gestion des dossiers administratifs des résidents
Ouvrir et tenir à jour les dossiers administratifs des résidents
Préparer et suivre la facturation des séjours des résidents
Préparer, contrôler et distribuer les factures des prestations à la charge du résident : revues, coiffeur, esthéticienne,
pédicure, repas accompagnants,…
Assurer les encaissements et les remises bancaires
Suivre les impayés et les contentieux
Préparer les dossiers et documents nécessaires aux entrées et aux sorties des résidents
Tenir le registre des entrées et des sorties des résidents
Activités administratives
Assurer le suivi des commandes de repas du personnel
Enregistrer les factures fournisseurs, les contrôler, les faire signer par la direction et les envoyer au service Fac To Scan une fois par semaine
Classer les copies des courriers. Ranger les archives
Saisir quotidiennement dans l’outil informatique les statistiques
Participer à la gestion et au traitement statistique des questionnaires de satisfaction remplis par les résidents et autres indicateurs
Réceptionner et transmettre les messages d’alarmes et de pannes.
Veiller à la mise à disposition des registres (maintenance, sécurité…)
Réaliser divers travaux de secrétariat
Gestion administrative du personnel
Accueillir et participer à l’intégration des nouveaux collaborateurs
Communication interne et démarche qualité
Participer à la démarche qualité, aux différents groupes de travail et aux formations
Signaler à l’équipe soignante toute situation à risque pour le résident
Veiller à la bonne application du règlement de fonctionnement de la résidence
Réaliser l’affichage de divers documents à destination du personnel, des résidents et des visiteurs
Pourquoi chez nous ?
Parce que vous découvrirez dans nos établissements une diversité d’offre de soins et une ambiance chaleureuse.
Parce que nous offrons des opportunités d’évolution, de formation et de mutation. Intégrer notre Groupe, c’est le début d’une grande carrière !
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Salaire : 2007 euros bruts (Ségur inclus) + Majoration dimanche
Avantages : Une prime dite de 13ème Mois conventionnel, Tickets restaurant, Mutuelle groupe, Prime d’intéressement…