emeis crée une nouvelle équipe Property Management avec l’ambition de structurer et professionnaliser la gestion de son patrimoine immobilier.

Nous recherchons des profils souhaitant s’inscrire dans une dynamique de création, avec une forte autonomie et la possibilité de construire des processus et des outils à fort impact.

Une opportunité rare de participer à un projet structurant.

L’Assistant(e) de gestion du service Property Management – Gestion Immobilière assure le soutien administratif, documentaire et organisationnel nécessaire au bon fonctionnement du service.

Appui administratif aux gestionnaires immobiliers
·       Collecter, classer et mettre à jour les documents administratifs (baux, avenants, pièces locataires, diagnostics, attestations…).
·       Préparer les dossiers d’entrée/sortie des locataires (courriers, pièces, contrôles documentaires).
·       Assurer la mise à jour des informations dans les outils de gestion (ERP, GED, tableaux de suivi…).
·       Rédiger et envoyer des courriers types (relances simples, confirmations, notifications administratives).

Suivi documentaire et conformité
·       Vérifier la complétude des dossiers (locataires, propriétaires, copropriété).
·       Suivre la réception et l’archivage des diagnostics, assurances, documents légaux.
·       Contrôler la validité des pièces obligatoires et alerter les gestionnaires en cas de manquants

Support à la gestion locative
·       Enregistrer les demandes simples des locataires/propriétaires et assurer leur transmission.
·       Participer, le cas échéant, à la rédaction et publication des annonces et des communications du service.
·       Organiser les visites ou rendez-vous si nécessaire (divers diagnostiques)
·       Mettre à jour les données liées aux baux, loyers et mouvements.

Support à la gestion financière et comptable
·       Enregistrer les demandes simples des locataires/propriétaires et assurer leur transmission.
·       Participer à la rédaction et publication des annonces de location.
·       Organiser les visites ou rendez-vous si nécessaire.
·       Mettre à jour les données liées aux baux, loyers et mouvements.

Soutien opérationnel Copropriété
·       Préparer les dossiers pour les assemblées générales (OJ/ FDP/ résolutions/convocation/ PV ..)
·       Classer les convocations, procès-verbaux, budgets, appels de fonds.
·       Mettre à jour les dossiers syndic internes

Organisation et logistique du service
·       Organiser les réunions internes : convocations, comptes rendus simples, diffusion documentaire.
·       Organiser les déplacements potentiels des membres de l’équipe
·       Gérer les fournitures, commandes administratives et demandes d’intervention internes.
·       Tenir à jour les tableaux de bord administratifs.

Relation avec les parties prenantes
·       Assurer un accueil téléphonique et mail de premier niveau.
·       Réorienter les demandes vers les interlocuteurs concernés.

Formation Bac+2 / Bac+3 en assistanat, gestion ou immobilier
Première expérience réussie au sein d’un service immobilier ou d’un environnement structuré
Maîtrise des tâches administratives : suivi de dossiers, gestion documentaire, préparation de reportings
Organisation, rigueur et excellente gestion des priorités
Capacité à coordonner plusieurs interlocuteurs internes et externes
Très bon relationnel, sens du service et esprit d’équipe
Discrétion, fiabilité et sens de la confidentialité
Aisance avec les outils bureautiques (Pack Office) et capacité d’adaptation dans un environnement dynamique

#LI-MM3