Rattaché(e) à la direction, le/la secrétaire accueille, informe et oriente les résidents, les familles et les visiteurs, physiquement et au téléphone. Il/Elle participe à la gestion administrative de la résidence et assure l’interface avec le backoffice. Il/Elle veille à son confort et à la sécurité du résident, observe la confidentialité des informations qu’il/elle détient à son égard.

Gestion des appels téléphoniques

• Réceptionner et orienter efficacement les appels téléphoniques internes et externes
• Prendre les messages et les transmettre dans les temps aux destinataires
• Commander des ambulances et taxis pour les résidents ou autres visiteurs
• Attribuer une ligne directe à chaque résident selon les consignes et suivre la taxation téléphonique. Tenir à jour la liste téléphonique des résidents présents
• Mettre à jour le répertoire interne et l’annuaire d’urgence
• Transmettre le standard en fin de poste

Accueil physique

• Accueillir orienter résidents, familles et autres visiteurs 
• Informer sur les modalités d’hébergement. Présenter les prestations fournies, répondre aux questions dans les limites de sa fonction
• Gérer et remettre les cartes d’accès aux résidents, visiteurs et entreprises
• Remplir les fiches contacts et/ou enregistrer les demandes de réservation
• Aider les familles et résidents dans la constitution des dossiers APA, APL…

Gestion des dossiers administratifs des résidents

• Compléter au quotidien les dossiers administratifs des résidents
• Préparer et suivre la facturation des séjours des résidents ; préparer, contrôler, distribuer les factures des prestations à la charge du résident : revues, coiffeur, esthéticienne, pédicure, repas accompagnants,…
• Assurer les encaissements et les remises bancaires
• Suivre les impayés et les contentieux
• Préparer les dossiers et documents nécessaires aux entrées et aux sorties des résidents
• Tenir le registre des entrées et des sorties des résidents

Activités administratives

• Veiller à l’affichage des programmes d’animation et des menus
• Assurer la gestion de la vitrine
• Assurer le suivi des commandes de repas du personnel
• Commandes de matériels de bureau et gestions des stocks
• Gestion : tri, distribution et envois des courriers et colis, gérer les archives
• Saisir quotidiennement dans l’outil informatique les statistiques
• Participer à la gestion et au traitement statistique des questionnaires de satisfaction résidents et familles
• Réceptionner et transmettre les messages d’alarmes et de pannes.
• Mise à disposition des registres (maintenance, sécurité…)

Gestion administrative du personnel

• Accueillir et intégration des nouveaux collaborateurs
• Déclarations uniques d’embauche
• Gestion du dossier salarié
• Tenue du « classeur visite et contrôle » et du « classeur DDASS »
• Gestion des visites médicales
• Participer au suivi des absences planning et assurer la gestion partielle des remplacements / plannings
• Tenue du répertoire RH interne
• Organise les formations internes avec les référents

Personne rigoureuse, polyvalente, adaptable.
Résistance aux multiples sollicitations du quotidien.
Expérience significative dans le secteur médico-social appréciée

• Salaire selon profil
• Mutuelle employeur 50%
• Remboursement du titre de transport 50%
• Prime d'intéressement (dépendant d'objectifs locaux)
• Salaire 13ème mois (selon convention)
• Tickets restaurants ( ou repas sur place)
• Avantages CSE ponctuels (après 6 mois de présence en CDI)